Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію у Північному апеляційному господарському суді

ЗАТВЕРЖЕНО

наказ Північного апеляційного господарського суду

№ 46 від 07.11.2024

 

Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію у Північному апеляційному господарському суді

 

Загальна частина

 

1. Інструкція розроблена на підставіТипової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 (із змінами).

2. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Північому апеляційному господарському суді (далі - суд).

Порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію з питань мобілізаційної підготовки в суді регулюється окремою інструкцією.

3. В суді утворюється постійно діюча комісія з питань роботи із службовою інформацією, склад якої затверджується наказом голови суду.

4. До складу комісії включаються працівники структурних підрозділів суду, в яких створюється службова інформація, а також працівники, які забезпечують виконання функцій: з режимно-секретної, мобілізаційної роботи, військового обліку, технічного захисту інформації, з питань розгляду запитів на інформацію, автоматизованого документообігу суду.

5. Основними завданнями комісії є:

- складення на підставі пропозицій структурних підрозділів апарату суду та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження голові суду;

- перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою його підтвердження або скасування;

- розгляд документів з грифом «Для службового користування» на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

- розслідування на підставі рішення голови суду фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» та розголошення службової інформації у суді;

- розгляд питання щодо присвоєння грифа «Для службового користування» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

- вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

6. Перелік відомостей складається судом відповідно до вимог Закону України «Про інформацію» та частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», та інших нормативно-правових актів, що регулюють питання у цій сфері, затверджується наказом голови суду та розміщується (оприлюднюється) на офіційному веб-сайті суду.

7. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються керівником установи, його заступниками, керівниками структурних підрозділів у резолюції до такого документа.

8. Організація у суді роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів.

9. Контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «Для службового користування», їх зберігання та використання покладається на суддів, керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду, начальників управлінь та відділів.

10. Начальник канцелярії ознайомлює з цією Інструкцією під розпис суддів та працівників апарату суду.

11. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування».

12. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимогчастини другої статті 6та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»

13. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «Для службового користування» особи, зазначені в пункті 12 цього розділу Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

14. В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» може бути розглянуто комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

15. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.  

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 №736, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

16. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову суду. 

17. Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

18. Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» застосовуються положення Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 року №55, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (із змінами), Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року № 1000/5 та ДСТУ 4163:2020, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «Для службового користування» в суді здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

19. У разі ліквідації суду рішення про подальше користування документами з грифом «Для службового користування» приймає ліквідаційна комісія на підставі розпорядчого документу Державної судової адміністрації України, як розпорядника інформації вищого рівня.

20. Державні архівні установи та Державна судова адміністрація України надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

 

Приймання та реєстрація документів

 

21. Приймання документів з грифом «Для службового користування» здійснюється централізовано управлінням автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів.

22. Заборонено приймати документи з грифом «Для службового користування» у неробочий час.

23. Вхідна кореспонденція з грифом «Для службового користування» зазначається у журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1 та розкривається працівником управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

24. Документи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань з відміткою «Літер «М», що надійшли до управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів, передаються нерозкритими посадовій особі, відповідальній за мобілізаційну роботу, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки «Для пакетів».

25. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається в управлінні автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів.

26. Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування» повертаються відправникові без їх розгляду.

27. Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування» на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) управлінням автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування суду, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

28. У разі надходження конверта (паковання) з відміткою «Особисто» відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) за формою згідно із додатком 1 та дати його одержання.

29. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, управлінням автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

30. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК», наприклад:

 

                                                   09-22/288/2024 ДСК

 

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

                                    

                               До вх. 08-15/1002/2024 ДСК від 05.07.2024

 

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку «без додатка - відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

31. Реєстрація документів з грифом «Для службового користування» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4.

32. Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» в суді повинні обов’язково відображатися у журналах.

33. Журнали реєстрації (обліку) документів з грифом «Для службового користування» оформляються працівником, відповідальним за роботу з документами з грифом «Для службового користування» наступним чином: журнали прошнуровуються, аркуші нумеруються (простим олівцем в правому верхньому куті аркуша). На останньому обліченому аркуші здійснюється запис про кількість аркушів у журналі та підписується керівником апарату суду. Підпис завіряється гербовою печаткою суду.

Посадова особа, відповідальна за роботу з документами з грифом «Для службового користування» в кінці діловодного року закриває його підсумковим записом, що містить інформацію про кількість зареєстрованих (облікових) за рік документів, пропущені та літерні номери.

                               

Друкування та розмноження документів

 

34. Друкування і розмноження (копіювання) документів з грифом «Для службового користування» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки в суді заборонено, крім випадків встановлених законодавством.

35. Дозволяється друкувати і розмножувати (копіювати) бланки документів, форми, що підлягають заповненню, супровідні листи, які без додатків є відкритою інформацією та ті частини документів, які не містять службової інформації. Службова інформація на таких бланках документів та формах заповнюється вручну кульковою ручкою (у разі необхідності — олівцем) виконавцями цих документів під персональну відповідальність керівників структурних підрозділів, у яких вони створені. При цьому на таких документах під грифом ставиться позначка «по заповненню», наприклад:

                                                                                              «Для службового користування».

36. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф «Для службового користування» та номер примірника, наприклад:

                            

«Для службового користування

Прим. № 3».

 

37. Якщо суд є розробником документа з грифом «Для службового користування», може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

 

«Для службового користування

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає».

38. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф «Для службового користування», наприклад:

«Для службового користування

Прим. № 4

Додаток до наказу

__________________

(найменування установи)

___ ______ 20___ р. №____».

 

 

39. У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

«Додаток: довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 р. № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.».

40. Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «Для службового користування», під таким грифом ставиться позначка «(без додатка - відкрита інформація)», наприклад:

«Для службового користування

(без додатка - відкрита інформація)

Прим. № 1».

 

41. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі, у нижньому лівому куті зазначаються кількість примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової, наприклад:

 

«Надруковано три примірники.

Прим. № 1 - Мін’юсту

Прим. № 2 - Мінфіну

Прим. № 3 - до справи № 02-10

Пункт 3.7 переліку відомостей».

42. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

«Прим. № 1-8 - за списком на розсилку;

Прим. № 9 - до справи № 02-10».

 

43. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище та власне ім’я працівника, який створив документ, і номер його службового телефону, наприклад:

 

                                          ІВАНОВ Петро Петрович 244 55 46

 

44. Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування» його чернетки знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

 

Надсилання документів

 

45. Надсилання документів з грифом «Для службового користування» іншим установам у межах України здійснюється кур’єрською службою установи (кур’єрами), підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку, підрозділами відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил.

У разі нагальної потреби за дозволом керівника установи документи з грифом «Для службового користування» в межах населеного пункту можуть бути доставлені відомчим транспортним засобом або отримані у відправника управлінням автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів.

У разі надсилання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

46. Документи з грифом «Для службового користування», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.

47. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

48. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 40 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».

49. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

50. У разі потреби, на підставі службової записки виконавця, погодженої головою суду, документи з грифом «Для службового користування» можуть бути доставлені адресату на службовому автомобілі суду в межах одного населеного пункту відповідальним працівником суду з обов’язковою відміткою «Нарочно» у Журналі реєстрації вихідних документів з грифом «Для службового користування», з відміткою про отримання такого документа у реєстрі. Підпис у реєстрі за формою згідно з додатком 5 скріплюється печаткою адресата – отримувача. Реєстр у той же день повертається до управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів.

 

Формування виконаних документів у справи

 

51. Виконані документи з грифом «Для службового користування» групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом «Для службового користування» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

52. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «Для службового користування».

53. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «Для службового користування», проставляється відмітка «ДСК», наприклад:

 

                                                        «02-10 ДСК».

                            

54. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «Для службового користування», у правому верхньому куті проставляється відмітка «Для службового користування».

55. У разі коли в суді створюється понад 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», вони формуються в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

56. У разі коли в суді створюється менш як 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією суду з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 (Офіційний вісник України, 2007 р., № 59, ст. 2346).

57. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» і за потреби приймає рішення про її переформування.

Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

58. Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

 

Користування документами

 

59. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «Для службового користування» передаються працівникам відповідно до резолюції голови суду.

Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються в управлінні автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 6, резолюції голови суду або затвердженого головою суду списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються у тимчасове користування і приймаються під підпис у журналі за формою згідно з додатком 7.

60. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

Про видачу справ з грифом «Для службового користування» з сектору архівної справи робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.

61. Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

62. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови суду можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформляються на відповідному бланку суду.

63. Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів, наприклад:

 

        «Згідно з оригіналом

Начальник управління автоматизованого

документообігу суду та моніторингу

виконання документів

(підпис)

18 вересня 2023 року».                                          Ірина ТЕРЕЛЯ

 

64. Після ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

65. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення. Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи.

66. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

67. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «Для службового користування», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф «Для службового користування», проводиться перевірка цього документа з метою дотримання на момент надходження запиту сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до зазначеної інформації. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування»

68. Перегляд документів з грифом «Для службового користування» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архіву суду;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ.

69. Рішення про скасування грифа «Для службового користування» чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією установи - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.

70. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

71. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією суду оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву суду, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ.

72. Про скасування грифа «Для службового користування» письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією суду.

73. На обкладинках справ та документах гриф «Для службового користування» погашається завідувачем сектору архівної справи суду шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

                    

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

74. Експертиза цінності документів з грифом «Для службового користування» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

Після закінчення діловодного року справи, які містять документи з грифом «Для службового користування», упорядковуються таким чином:

документи у справі розміщуються за хронологією надходження або створення  (від січня по грудень);

складаються внутрішній опис за формою згідно з додатком 8;

аркуші нумеруються арабськими цифрами наскрізною нумерацією у правому верхньому куті олівцем або механічним нумератором. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо;

засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі та кількість аркушів внутрішнього опису робиться на окремому аркуші.

У засвідчувальному написі зазначаються такі особливості нумерації документів справи:      наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

75. Упорядкування справ проводиться у структурному підрозділі, де створено справу.

Справи з грифом «Для службового користування» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

76. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі «Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».

77. Під час передачі справ з грифом «Для службового користування» на постійне зберігання до державної архівної установи, установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

78. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «Для службового користування», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ суду в цілому.

79. Документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», вилучені для знищення експертною комісією суду у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

80. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

 

«Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК

знищено шляхом подрібнення.

Члени експертної комісії установи:

(підпис)   Петро МАРЧЕНКО

(підпис)   Олександр ПАВЛЕНКО

(підпис)   Віктор ІВАНЕНКО

07 лютого 2022 р.”.

 

81. Після знищення документів з грифом «Для службового користування» в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка «Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __».

 

Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

 

82. Справи з грифом «Для службового користування» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів суду.

83. Документи і справи з грифом «Для службового користування» зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються головою суду.

Зберігання документів і справ із грифом «Для службового користування» здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

84. Документи з грифом «Для службового користування» можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання.

85. Передача документів з грифом «Для службового користування» структурним підрозділам здійснюється через управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Передача документів з грифом «Для службового користування», одержаних в управлінні автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів, всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу здійснюється на підставі резолюції.

86. Забороняється переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без повідомлення управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «Для службового користування» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архів суду або управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів за письмовою вказівкою голови суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому в управлінні автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

87. Документи з грифом «Для службового користування» не дозволяється виносити за межі суду, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення суду, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом «Для службового користування» за межі суду здійснюється на підставі резолюції голови суду. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

88. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

89. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

90. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ з грифом «Для службового користування»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються наказом голови суду.

91. Результати перевірки, зазначеної у пункті 90 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 9.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову суду та начальника управління автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової діяльності або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

92. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови суду може утворюватися спеціальна комісія.

93. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

94. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

95. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

96. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.

97. Відмітка про втрату документів вноситься управлінням автоматизованого документообігу суду та моніторингу виконання документів до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

98. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву суду для включення її до справи.

Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

99. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва у суді здійснюється відповідно до Порядку взаємодії Державної судової адміністрації України, територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, апеляційних і місцевих судів під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України.